Wie Sie jeden zum Lesen bringen und auf Ihre E-Mails reagieren können

1. Beginnen Sie mit der richtigen Betreffzeile. Eine, die Ihren Lesern sagt, was sie nach dem Lesen der E-Mail tun müssen, und nicht, warum Sie sie senden.

Jeder Verfasser von zeitraubenden, miesen E-Mails macht den gleichen Kardinalfehler. Sie berücksichtigen ihre bereits überfüllten Leser nicht: Wer liest die E-Mails unter welchen Bedingungen und wie wenig Zeit haben sie für das Lesen der Cover Your Ass-E-Mails, mit denen wir alle viel zu vertraut sind. Die meisten von uns lesen nur E-Mails, die auf (a) dem Absender und (b) den Betreffzeilen basieren. Eine Betreffzeile, die direkt auf die Interessen Ihrer Leser eingeht, stellt sicher, dass sie die E-Mail zumindest öffnen, wenn sie nicht so liebevoll gelesen wird, wie sie es von jemandem erwartet, der ihnen wirklich am Herzen liegt.

Beginnen Sie mit einer Aktion, einem Bedürfnis oder einem Nutzen für Ihre Leser: Nehmen Sie an Workshops teil, mit denen Sie Ihren Kundenstamm vergrößern können. Wenn Sie tatsächlich jemanden bitten, etwas zu tun, fügen Sie ein Objekt hinzu: Benötigen Sie Ihr Feedback zur neuen Stellenbeschreibung. Und da so viele Menschen für Planungsfehler anfällig sind, sorgt eine Frist für Maßnahmen dafür, dass Ihre Leser die E-Mail öffnen, lesen und darauf reagieren: Bitte RSVP für Canvas-Schulungssitzungen bis Freitag.

2. Öffnen Sie nach einer kurzen Begrüßung die Informationen zu den Vorteilen, die Ihre Leser erhalten, wenn Sie die Aktion verfolgen, die Sie anfordern möchten.

Diese Vorteile können für die Organisation, die Abteilung oder das Team oder nur für die Einzelperson von Belang sein: Mit der neuesten Version von Canvas können Sie die Testergebnisse Ihrer Schüler genauer steuern und so die Ergebnisse kurven, Punkte hinzufügen oder mehr Zeit zur Verfügung stellen Kursteilnehmer mit nur wenigen Mausklicks.

3. Begründen Sie kurz die Maßnahmen, die Ihre Leser in diesem ersten Absatz ergreifen müssen.

Sie könnten zum Beispiel sagen: Da diese neue Version von Canvas wesentliche Änderungen an der Plattform mit sich bringt, müssen Sie an einer kurzen Schulungssitzung teilnehmen, um den Übergang zur Version so reibungslos wie möglich zu gestalten.

4. Verbinden Sie die Begründung mit der Aufforderung zum Handeln.

Sagen Sie so etwas wie: Wir bieten daher in der Woche vom 12. bis 16. August einstündige Schulungen an. Bitte füllen Sie die Doodle-Umfrage aus und geben Sie Ihre Verfügbarkeit bis zum 9. August an. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen angeforderte Aktion zusammen mit einer Frist in den letzten Sätzen des ersten Absatzes enthalten ist. Diese Sätze belegen die Hervorhebungsposition für die gesamte E-Mail, die Sätze, an die sich Ihre Leser am besten und längsten erinnern. Stellen Sie sich das als Ihre E-Mail-These vor, die die Erwartungen der Leser an den darauf folgenden Inhalt festhält.

5. Wenn Ihre Leser mehr Kontext benötigen, geben Sie diesen im nächsten Absatz in der Reihenfolge an, in der er für sie von Bedeutung ist, nicht für die Organisation.

Vergewissern Sie sich, bevor Sie sich abmelden, dass Sie Ihrem Publikum die Vorteile der Erfüllung Ihrer Anfrage oder der Teilnahme an der von Ihnen angekündigten Aktivität deutlich machen.

6. Schließen Sie immer eine Begrüßung und einen Abschluss ein, auch wenn Sie jemanden ansprechen, den Sie gut kennen, und häufig mit ihm kommunizieren.

Wenn Sie die Anrede weglassen, können Sie unhöflich, fordernd oder einfach nur ein Esel sein - mit Ausnahme von Antworten auf lange E-Mail-Ketten, bei denen mehrere Empfänger die Verfügbarkeit eines Gruppenanrufs bestätigen oder die Verantwortung für Aufgaben in einem Projekt aufteilen. Betrachten Sie einige aktuelle E-Mail-Beispiele:

Beispiel: Korrigieren Sie die Fehler für die gesamte Schulung. Ich habe es satt, damit umzugehen.

Kontext: Der Absender war tatsächlich für die Fehler verantwortlich, nicht der Empfänger. Das Finale wirft auch die Frage auf, ob der Absender es satt hat, mit den Fehlern oder dem Kurs umzugehen - oder, dem Klang nach, möglicherweise das Leben selbst.

Beispiel: Es ist mir aufgefallen, dass einige von Ihnen nicht genau wissen, was ein Marketing-Repräsentant ist oder welche Aufgaben in der Position des Marketing-Repräsentanten enthalten sind und warum es für uns erforderlich ist, zunächst einen zu beauftragen. Die Hauptaufgabe eines Marketing-Repräsentanten besteht darin, Kunden zu gewinnen. Er / sie muss diese Kunden dann bei Laune halten. Wenn er die Kunden nicht bei Laune hält, werden die Kunden keine Geschäfte mehr mit uns abwickeln und der Marketing-Repräsentant macht seine Arbeit nicht richtig. Die Frage wurde gestellt: „Wie bekommen Sie Kunden?“ Das ist die Aufgabe des Marketing-Repräsentanten, und dafür stellen wir sie ein. Bitte leiten Sie in Zukunft alle Fragen dieser und ähnlicher Art an mich, den Director of Marketing, weiter.

Ausgangssituation: Filialleiter einer Nationalbank mussten mit den neuen Vertriebsmitarbeitern zusammenarbeiten, die in den Filialen installiert waren, die früher ausschließlich Manager-Lehen waren. Der triefende Sarkasmus dieser E-Mail wird garantiert die Filialleiter verärgern und die Bemühungen des Marketingmitarbeiters, bei der Gewinnung neuer Kunden fruchtbar mit den Filialen zusammenzuarbeiten, sabotieren. Haben Sie schon einmal gehört, dass jemand den Ausdruck "Sie" positiv verwendet? Nee.

Beachten Sie, dass keiner dieser Edelsteine ​​die mildernde Begrüßung und das Schließen, geschweige denn das Wort "Bitte", eine Begründung, eine klare Handlung oder eine Frist enthält.

Das Senden einer miesen E-Mail kann den guten Willen Ihres Unternehmens verlieren und Ihre Beziehungen zu anderen Mitarbeitern oder sogar engen Kollegen ernsthaft beeinträchtigen. Darüber hinaus können Sie sich den Ruf erarbeiten, zeitraubende E-Mails oder, schlimmer noch, E-Mails zu versenden, die hilfreich gewesen sein sollten, die jedoch so gnomisch sind, dass Ihre Leser eine wertvolle Gelegenheit verpasst haben, weil sie nicht verstehen konnten, was Sie versucht haben kommunizieren.

Hinweis: Wenn in Ihrer E-Mail unerwartete Änderungen, kontroverse Entscheidungen oder negative Ereignisse angekündigt werden, vermeiden Sie den direkten Ansatz in Essentials 2, 3 und 4. Verwenden Sie stattdessen einen indirekten Ansatz, der den Lesern - zumindest denjenigen, die dies wünschen - Sicherheit bietet. Nicht entlassen - lesen Sie die E-Mail nicht länger, um Ihrer Anfrage nachzukommen, sondern überlegen Sie, ob Sie bei anderen Organisationen auf Monster.com arbeiten sollen. Wir werden im nächsten Beitrag untersuchen, wie Sie mit diesen tickenden E-Mails umgehen.